Travailler aux Îles

Description

Rôle principal :

Assurer l’accueil des patients, la gestion des rendez-vous et le soutien administratif afin de garantir le bon fonctionnement quotidien de la clinique chiropratique.

Accueil et service à la clientèle :

- Accueillir chaleureusement les patients physiquement et par téléphone, en reflétant une image professionnelle et bienveillante de la clinique.
- Enregistrer les patients, vérifier et mettre à jour les informations de contact, d’assurance et de mettre à jour les informations du patient dans le dossier informatisé.
- Orienter les patients vers les salles de traitement et veiller à ce que l’expérience d’accueil soit fluide et rassurante.

Gestion des rendez-vous et de la logistique :

- Planifier, modifier et annuler les rendez-vous en fonction de la disponibilité du ou des chiropraticiens, en utilisant le logiciel de gestion de la clinique.
- Effectuer des rappels de rendez-vous (appels ou messages) et des rappels de suivi afin de maintenir une bonne continuité des soins.
- Aider à la préparation des salles (documentation, formulaires, matériel de base) et à la petite maintenance du poste (nettoyage de bases, rangement de la zone d’accueil).

Administration, facturation et caisse:

-Effectuer la facturation des services et la gestion des paiements (cartes, espèces, chèques) ainsi que la conciliation de caisse à la fin de la journée ou selon les procédures de la clinique.
- Saisir et archiver les informations liées aux dossiers patients, aux factures et aux remboursements, tout en respectant la confidentialité et les normes de protection des renseignements personnels.
- Remettre aux patients les reçus nécessaires à leurs demandes de remboursement auprès de leur assureur. Effectuer les réclamations auprès des instances gouvernementales, telles que la CNESST.

Communication et soutien administratif:
- Répondre aux appels entrants, filtrer les communications et transmettre les messages aux chiropraticiens ou aux autres professionnels concernés.
- Gérer le courrier et les courriels (tri, diffusion, archivage), ainsi que la diffusion d’informations importantes aux patients (horaires, fermetures, consignes).
- Effectuer des tâches de secrétariat général : classement, impression de formulaires, mise à jour des listes de patients, commandes de fournitures de bureau et de clinique, selon les besoins.

Environnement de travail et collaboration :
- Assurer la propreté et l’ordre de la zone d’accueil, des salles d’attente et des espaces de réception (généralement en collaboration avec le personnel de soutien).
- Collaborer étroitement avec les chiropraticiens et autres membres de l’équipe pour soutenir le bon fonctionnement quotidien de la clinique.
- Participer à l’application et au respect des politiques internes de la clinique (confidentialité, hygiène, sécurité au travail, respect des horaires).
- Effectuer, au besoin, toute autre tâche connexe relevant de ses fonctions, à la demande du supérieur immédiat.

Profil

Nous encourageons toute personne intéressée à postuler, même si elle ne possède pas l’ensemble des qualifications mentionnées.

•Une formation en secrétariat, bureautique, administration ou dans un domaine connexe (DEP ou DEC) constitue un atout. Toute combinaison de formation et d’expérience pertinente sera considérée.

•Une expérience à titre de secrétaire-réceptionniste, dans un environnement clinique ou en service à la clientèle constitue un atout. Une expérience en milieu de la santé ou en clinique professionnelle sera également considérée comme un avantage.

• Une connaissance de base de la facturation et de la gestion de dossiers patients est un atout.

•Une bonne maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit, est importante. La connaissance de l’anglais constitue un atout. Une connaissance fonctionnelle de l’anglais peut être requise selon la clientèle desservie.

•Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel. Formation offerte sur place pour le logiciel de gestion de la clinique.

Conditions

•Salaire concurrentiel établi selon l’expérience.
•Statut de l’emploi : poste régulier à l’année.
•Horaire de travail : entre 30 et 33 heures par semaine (à discuter), selon les heures d’ouverture du lundi au vendredi de la clinique. Être disponible un soir par semaine (le mardi ou le jeudi).
•Soins chiropratiques offerts gratuitement à l’employé(e), à son(sa) conjoint(e) et à ses enfants à charge.

Autre

Relations interpersonnelles et service à la clientèle :
•Grand sens de l’accueil, de la courtoisie et de l’écoute.
•Capacité à gérer les patients avec empathie et professionnalisme.

Organisation et rigueur :
•Forte capacité d’organisation, de gestion du temps et de priorisation des tâches multiples.
•Précision dans la saisie de données, la facturation et la gestion des rendez-vous.

Résilience et polyvalence :
•Capacité à travailler dans un environnement dynamique et parfois exigeant, tout en restant courtois et disponible.
•Polyvalence pour passer aisément de l’accueil à la facturation, au classement et aux tâches administratives.

Confidentialité et intégrité :
•Sens aigu de la confidentialité et du respect des renseignements personnels et médicaux.
•Attitude responsable, discrète et respectueuse des normes éthiques et juridiques.

Communication et collaboration :
•Bonnes compétences en communication verbale et écrite.
•Capacité à travailler en équipe avec les chiropraticiens et autres membres du personnel.

Information

Nombre de poste(s) disponible(s)	Date de début	Horaire	Statut
1	2026-06-15	Temps partiel	Poste permanent

Secteur d'emploi

Services professionnels