Services professionnels
Lafrance Stratégie RH
À propos
Sous l’autorité de la direction, l’adjointe administrative assure le bon fonctionnement administratif quotidien de l’entreprise. Elle agit comme premier point de contact auprès de la clientèle, répond aux appels et aux courriels, ouvre et met à jour les dossiers clients, prépare la facturation et apporte un soutien aux activités comptables. Polyvalente, organisée et orientée vers le service, elle collabore étroitement avec la direction, les équipes de chantier, les représentants, les fournisseurs et les clients afin d’assurer un suivi efficace des demandes, des locations, des travaux et des comptes clients.
Description
Accueil et service à la clientèle
•Accueillir les clients en personne, par téléphone et par courriel avec courtoisie et professionnalisme
•Répondre aux demandes d’information concernant les services de construction, la disponibilité des outils et de l’équipement de location, les modalités de location, la facturation et les comptes clients
•Recevoir, filtrer, acheminer et assurer le suivi des appels téléphoniques, messages et courriels reçus
•Prendre les messages complets et transmettre les informations pertinentes à la personne ou au service concerné dans les délais requis
•Effectuer les suivis nécessaires auprès des clients relativement aux demandes de soumission, travaux, locations, retours d’équipement, factures et paiements
•Maintenir une communication claire, respectueuse et axée sur la recherche de solutions avec les clients, fournisseurs et partenaires de l’entreprise
•Gérer les situations administratives courantes avec tact, jugement et discrétion, notamment les demandes urgentes ou les suivis de comptes en souffrance
Gestion des dossiers clients et locations
•Créer, ouvrir, compléter et maintenir à jour les dossiers clients dans les systèmes et outils administratifs de l’entreprise
•Recueillir, vérifier et consigner les renseignements requis à l’ouverture d’un dossier, notamment les coordonnées, informations de facturation, références pertinentes et documents requis
•Préparer les documents liés à la location d’outils et d’équipements, selon les procédures de l’entreprise
•Effectuer la saisie et la mise à jour des informations relatives aux réservations, contrats, locations, retours, prolongations et disponibilités d’équipements
•Assurer le classement électronique et papier des contrats, bons de location, factures, preuves de paiement, pièces justificatives et autres documents administratifs
•Vérifier que les dossiers sont complets, exacts et conformes aux procédures internes avant leur traitement ou leur transmission
•Tenir à jour les registres, tableaux de suivi et listes de clients, de locations et de dossiers en cours
Facturation et soutien comptable
•Assurer la gestion des comptes payables et recevables, incluant le traitement des factures fournisseurs, l’enregistrement des paiements et les relances auprès des clients.
•Préparer, produire et transmettre les factures aux clients pour les travaux réalisés, les locations d’outils et d’équipements, les frais applicables et les autres services de l’entreprise
•Vérifier l’exactitude des informations nécessaires à la facturation, notamment les dates, tarifs, quantités, heures, numéros de dossier, bons de travail et taxes applicables
•Effectuer la saisie des données comptables et administratives dans les logiciels utilisés par l’entreprise
•Recevoir, classer et traiter les factures de fournisseurs, les pièces justificatives, les bons de commande et les documents liés aux dépenses
•Assurer le suivi des comptes clients, des paiements reçus, des soldes impayés et des états de compte
•Collaborer à la préparation des informations requises pour la tenue de livres, la conciliation de comptes, les remises, les rapports périodiques ou les échanges avec le service comptable externe.
Soutien administratif et opérationnel
•Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents administratifs : lettres, courriels, formulaires, rapports, listes, tableaux et documents destinés aux clients ou aux fournisseurs
•Préparer, transmettre et classer les soumissions, confirmations, contrats, documents de location et autres documents requis dans le cadre des opérations
•Effectuer la gestion et l’archivage des dossiers administratifs, en assurant la confidentialité et l’accessibilité de l’information
•Mettre à jour les tableaux de suivi relatifs aux clients, aux locations, à la facturation, aux comptes à recevoir et aux dossiers en cours
•Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires, selon les besoins et les autorisations établies
•Soutenir la direction dans l’organisation des rendez-vous, rencontres et communications administratives
•Collaborer avec les employés, les équipes de chantier et les responsables des locations afin de faciliter la circulation de l’information et le suivi des dossiers
•Accomplir toute autre tâche connexe liée aux besoins administratifs et opérationnels de l’entreprise
Profil
Formation et expérience
•Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, comptabilité, bureautique ou administration, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience
•Détenir au moins cinq (5) année d’expérience pertinente dans un poste d’adjointe administrative, de commis comptable, de réceptionniste administrative ou de service à la clientèle
•Expérience dans les secteurs de la construction, de la location d’équipement, du commerce de détail, de la quincaillerie ou d’un environnement opérationnel comparable : un atout important
•Expérience en facturation, comptes clients, suivi de paiements et gestion de dossiers administratifs : un atout essentiel
Compétences techniques
•Bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word et Excel
•Aisance avec les logiciels de facturation, de comptabilité, de location ou de gestion de clients;
•Excellente capacité de saisie de données, de vérification de l’information et de tenue de dossiers
•Bonne maîtrise du français oral et écrit
•Connaissance fonctionnelle de l’anglais constitue un atout
Compétences personnelles
•Excellent sens de l’organisation, des priorités et du suivi
•Approche professionnelle, accueillante et orientée vers le service à la clientèle
•Rigueur, souci du détail et capacité à travailler avec des informations chiffrées
•Autonomie, initiative et bon jugement
•Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à demeurer efficace dans un environnement dynamique
•Discrétion et respect de la confidentialité des renseignements financiers et des dossiers clients
•Esprit de collaboration et facilité à communiquer avec différents types d’intervenants
•Capacité à s’adapter aux imprévus et à résoudre les problèmes administratifs courants
Conditions
Horaire : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi
Lieu de travail : 699 chemin Principal, Cap-aux-Meules
Salaire de selon expérience : taux horaire entre 25$ et 30$
Information
| Nombre de poste(s) disponible(s) |
Date de début | Horaire | Statut |
| 1 | 2026-11-30 | Temps plein | Poste permanent |
Secteur d'emploi
Services professionnels